Citas por WhatsApp, sin que las apuntes tú
Automatizar las citas por WhatsApp es dejar de hacer de recepcionista de ti mismo: el cliente pide hora por el mismo sitio de siempre, el agente le ofrece los huecos que de verdad tienes libres, reserva y le recuerda el día antes. Tú te enteras cuando ya está hecho.
El problema no es dar la cita: es cuándo te la piden
Los mensajes pidiendo hora no llegan cuando estás libre. Llegan mientras atiendes, en la hora de comer y a las once de la noche. Cada uno de ellos es una cita que ya estaba decidida y que se pierde por el rato que tardas en contestar.
Fuera de horario también se pide hora
Una parte grande de los mensajes llega cuando el negocio está cerrado. Contestarlos a la mañana siguiente es tarde para quien ya ha escrito a otros dos sitios.
Las ausencias vacían la agenda
Un hueco que se cae el mismo día casi nunca se rellena. Un recordatorio el día antes recupera buena parte de esas horas.
Cuadrar la agenda de memoria falla
Entre cliente y cliente, a ojo, es donde se solapan dos citas o se olvida el cierre de agosto.
Qué sabe el agente antes de ofrecer un hueco
Un hueco libre no es «esa hora está vacía». El agente cruza cinco cosas antes de proponer nada, y por eso lo que ofrece se puede reservar de verdad:
- La duración real del servicio que te están pidiendo, no una franja fija
- El horario del profesional que lo hace, que no tiene por qué ser el del negocio
- Los festivos, las vacaciones y los cierres que hayas marcado
- Las citas que ya tienes, incluidas las que apuntas tú a mano
- Lo que tengas en tu Google Calendar, aunque no sea del trabajo
Cómo suena
Hola, quería pedir cita para el jueves por la tarde
El jueves por la tarde me queda las 17:00 y las 19:30. ¿Para qué servicio te lo apunto?
Para un tratamiento hidratante
Perfecto, son 50 minutos. Te reservo el jueves a las 17:00. ¿A qué nombre la pongo?
Al final no puedo el jueves, ¿me la cambias?
Sin problema, te la quito del jueves. Tengo el viernes a las 16:00 o el lunes a las 11:00. ¿Cuál prefieres?
Google Calendar, en las dos direcciones
Conectar el calendario no es solo volcar las citas nuevas. El agente escribe lo que reserva y lee lo que hay, así que si mueves una cita desde el móvil o te bloqueas la tarde del viernes para ir al médico, deja de ofrecer esas horas. Sin eso, la agenda automática dura hasta la primera vez que tocas el calendario a mano.
Y cuando algo se sale del guion
Hay peticiones que no debería resolver una máquina: una urgencia, una queja, un cambio de última hora con condiciones. En cuanto aparecen, el agente para, te avisa y te pasa la conversación con lo que le han contado, para que no empieces de cero. Es el mismo criterio que en el resto del producto y está explicado en qué es un agente de IA para WhatsApp.
Preguntas frecuentes
¿Cómo sabe qué huecos tengo libres?
Porque la agenda es suya. Le dices qué servicios haces, cuánto dura cada uno, quién los hace y en qué horario, y a partir de ahí calcula los huecos reales. Si además conectas Google Calendar, tiene en cuenta lo que tengas apuntado ahí aunque no sea una cita del negocio.
¿Se pueden dar citas con un profesional concreto?
Sí. Cada profesional tiene su horario y los servicios que hace. Si el cliente pide con alguien en concreto, solo se le ofrecen los huecos de esa persona; si le da igual, se le ofrece el primero que haya.
¿Y los festivos y las vacaciones?
Se marcan en el panel como cierres, por días sueltos o por rangos. Durante esos días el agente no ofrece ningún hueco y sabe decir cuándo volvéis a abrir.
¿Manda recordatorios?
Sí, a las horas que tú decidas antes de la cita. El cliente puede contestar al recordatorio para cambiarla o cancelarla, y así el hueco se libera con tiempo de rellenarlo.
¿Qué pasa si muevo una cita a mano en Google Calendar?
El agente lo ve. La conexión con Google Calendar funciona en las dos direcciones: escribe las citas nuevas y lee lo que haya cambiado, así que no ofrece un hueco que acabas de ocupar tú.
¿Puede reservar dos clientes a la misma hora?
No. El hueco se comprueba y se bloquea en el momento de reservar, no cuando empezó la conversación. Dos personas pidiendo el mismo hueco a la vez no acaban las dos con cita.
Deja que la agenda se llene sola
Catorce días gratis con tu número de siempre. Conectas el WhatsApp con un QR y el Google Calendar con un clic.